ניהול ידע אישי:כיצד לבנות מאגר של מאמרים שפורסמו באינטרנט

346

מאת: ד"ר אלי מירון

הערת המערכת : ד"ר אלי מירון הוא אחד המרצים המובילים באוניברסיטת בן גוריון בנגב והוא מלמד את תחום ניהול הידע לסטודנטים במחלקה לתעשייה וניהול באוניברסיטת בן גוריון בנגב .

הצגת הבעיה


במשך שנים שמרתי את כל המאמרים או דפי האינטרנט שרציתי באפליקציית Evernote . הסתפקתי בגרסה החינמית מאחר והשימוש היחיד שלי באפליקציה היה לשמירת דפי אינטרנט.
השמירה בוצעה באמצעות תוסף דפדפן (Evernote Web Clipper). כאשר עמדתי על דף או מאמר שרציתי לשמור במאגר לחצתי על התוסף ואז יכולתי לשמור את המאמר כדף אינטרנט, כמאמר "נטו", ללא כל "הפרסומים מסביב". השמירה בוצעה במחברות, כל מחברת עסקה בנושא מסוים, כגון תרבות ניהול ידע.

בעת השמירה בוחרים באיזו מחברת רוצים לשמור וגם ניתן להוסיף תגיות לאיתור קל בחיפוש שבוצע על כל המחברות. התגיות חשובות בעיקר למקרה שיש מאמר שמתאים ליותר ממחברת אחת. תיאורטית ניתן לשתף מחברת עם מישהו אחר אבל לא השתמשתי באופציה הזו, המאגר שבניתי היה לשימושי האישי. בEvernote קיימת אפשרות להתקין במחשב אפליקציה מקומית ולסנכרן את כל המחברות בין הגרסה המקוונת לגרסה המקומית. לצערי הרב מתחילת דצמבר 2023 שונתה המדיניות. מעכשיו חשבונות חופשיים יכולים לכלול רק מחברת אחת עם 50 דפים. אמנם מה שקיים לא ייפגע אבל המשמעות היא שאיני יכול להוסיף אפילו דף יחיד. פניתי לעמי סלנט, מומחה ידוע בתחום, כדי לקבל המלצה לפתרון חלופי. עמי, בזריזות האופיינית לו, פרסם מאמר מקיף על ניהול ידע אישי, כולל הצעות לחלופות, אולם אף אחת מהחלופות שהוצעו לא היוותה עבורי תחליף ראוי לEvernote.

הפתרון שנמצא
החלופה שמצאתי לשמירה וארגון של דפי אינטרנט היא OneNote.
OneNote היא אפליקציה חינמית של מיקרוסופט

גרסה זו נכללת בתוך החבילה של אופיס 365. מי שאין לו אופיס 365 יכול להוריד ולהתקין. חשוב לציין שיש גרסה נוספת (שונה מעט) שמגיעה מותקנת מראש עם מערכת ההפעלה חלונות 10: OneNote for Windows 10. בסוף המאמר יש קישור לסדרת סרטוני הדרכה של הילה מחשבים הכוללים הסברים על ההבדלים בין שתי הגרסאות. לבעלי אופיס 365 מותקנות אוטומטית במחשב שתי הגרסאות (אחת מהוינדוס והשנייה מהאופיס) כפי שמוצג בצילום המסך:

תיאור הפתרון


OneNote היא אפליקציית כתיבה וארגון דיגיטלית עם יכולות חיפוש מגוונות המספקת מקום לאיסוף הערות ומידע. ניתן לראות אותה כאוגדן של הרבה מחברות דיגיטליות לשימוש אישי או מקצועי. אפשר ליצור מחברת לכל נושא/תחום. למשל: מחברות לימודים, מחברות עבודה, מחברות פרויקטים, מחברת מתכונים ועוד. כל מחברת מחולקת למקטעים (תת-נושאים). בכל מקטע יש מספר נושאים נפרדים כל נושא מוצג כדף במחברת. סטודנטית שלי השתמשה באפליקציה לרישום תובנות מהרצאות בקורסים באוניברסיטה. מצ"ב דוגמה: קורס ניהול הידע הוא מקטע במחברת. השיעורים הם עמודים במקטע והעמוד על שעור 11 – חדשנות מוצג בצילום.

כתיבת מאמר מדעי


אני מצאתי בOneNote אמצעי בעל תועלת מרובה לסיוע בכתיבת מאמר מדעי. חלק מרכזי בהכנה לכתיבת המאמר הוא קריאת מאמרים מהספרות וסיכומם. לאחר מכן (או בשלב אחר כלשהו, תלוי בכותב) משלבים קטעים רלבנטיים במאמר החדש, מצטטים אותם, או מתייחסים אליהם בהקשר המתאים. השיטה היא: פותחים מחברת ייעודית לכתיבת המאמר ומכינים מקטעים שונים לקבוצות מאמרים בתחום מסוים רלבנטי למאמר. בכל מקטע אפשר לרשום מספר עמודים, כאשר כל עמוד במקטע הוא סיכום של מאמר נפרד. בעמוד כותבים את התובנות המרכזיות של המאמר ומוסיפים קישור למאמר עצמו (בפורמט PDF) אשר שמור במחשב. זה מאד נוח כי כאשר חוזרים לתובנות מאוחר יותר אפשר בקלי קלות לראות את המאמר המצוטט במלואו. להלן דוגמה למאמר שכתבתי על ניהול ידע במגפה:

(ניתן כמובן להגדיל את התמונה כדי לראות פרטים). לנוחיות אני מצרף קטע אחד מוגדל:


משמאל רואים את המאמרים במקטע. באמצע – חלק מהתובנות, ובצד ימין למעלה את הקישור למאמר עצמו.

יתרונות נוספים


• ל OneNote יש יכולות מגוונות כגון הקלטות של הרצאה או ישיבה

• הכתיבה על דף מאד נוחה. אין מגבלת מיקום כמו בוורד ואפשר לגרור כל פריט על הדף ממקום למקום

• ניתן לייצא פריטים בפורמטים סטנדרטיים

שמירת דפי אינטרנט


שמירת דפי אינטרנט בוצעה ב Evernote באמצעות תוסף דפדפן ופעלה באופן חלק. השמירה בOneNote מבוצעת בצורה דומה באמצעות OneNote web clipper – תוסף דפדפן (מתאים לכל הדפדפנים):

במאמרים השמורים ניתן לצפות offline וישנו גם קישור למאמר המקורי. צריך לשים לב שהתאריך הרשום בראש המאמר שנשמר הוא תאריך השמירה ולא תאריך הפרסום.

בתחילה היה לי חשש שהשמירה לא תתבצע כהלכה וזאת על סמך מאמרי השוואה בין שתי האפליקציות (יש הרבה מאמרי השוואה היות ו OneNote ו Evernote נחשבות לשתי האפליקציות המובילות בתחומן). מצ"ב קישורים לשני מאמרים שפורסמו לאחרונה: Computerworld ו Makeuseof. המאמר הראשון טוען שה Web clipper של OneNote פחות מוצלח. הבדיקה המדגמית שביצעתי הוכיחה שהתוסף פועל היטב, לא פחות טוב מהתוסף של Evernote, למעט חוסר אפשר לתייג את דף האינטרנט בזמן השמירה.


דוגמה 1 – צילום מסך של העמוד בו נשמר מאמר ההשוואה של Comuterworld

דוגמה 2 – צילום עמוד בו נשמר סרטון מיו-טיוב.

לשמירה של סרטון יו טיוב ב OneNote יש יתרון נוסף – ניתן לצפות בסרטון ללא הפרסומות של יו טיוב.

לסיכום: OneNote  היא אפליקציה מומלצת לשמירה וארגון של דפי אינטרנט אשר מספקת בנוסף יישומים רבים, שימושיים ביותר.

OneNote לסמארטפון

השימוש המוגבר בטלפונים חכמים מחייב התייחסות גם להיבט זה. בסקירה שפורסמה לאחרונה על ידיTechradar Best note-taking app for Android of 2023  נבחרה OneNote במקום הראשון. ב PCmagazine פורסמה לפני כחודשיים סקירה מקיפה ביותר.להלן תקציר הסקירה:

"OneNote stands out because of its generous free version, but you get more than that. It offers every feature you could want in a note-taking app, from organizational structure to cross-platform syncing to voice notes and optical character recognition. It's the first application most people should consider when looking for a note-taking app, earning it our Editors' Choice award." 

 לאפליקציית OneNote  לסמארטפון יש מספר יתרונות כגון יציקת "פתקים דביקים" – sticky notes, או ציור ישירות ממסך הטלפון.  

 קישורים להדרכות

סדרת סרטוני הדרכה של מיקרוסופט

סדרת סרטוני הדרכה של הילה מחשבים

יצירת מפת חשיבה עם OneNote

סינכרון OneNote עם Smsung Notes

 

·

כתוב תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *